Wat is Lean management?
Lean management begint met een eenduidige focus van het senior management. Dat lijkt eenvoudiger dan het is. De opdracht om een écht efficiënte operatie tot stand te brengen gaat gepaard met een kritische analyse hoe de organisatie zich op de markt positioneert, hoe het productenpakket is samengesteld en welke unieke waarde het bedrijf creëert voor klanten. Deze unieke waarde is het uitgangspunt van Lean Management.
Alles wat de organisatie doet, moet in het teken staan van deze waardetoevoeging. Hoewel dit triviaal klinkt is dit in de praktijk een taai proces. Wat te denken van controles volgens het vier-ogen-principe? Wil de klant daarvoor betalen? Nee. De klant verwacht gewoon een goed product of een goede service. Controles doet u dus “in uw eigen tijd”. Het is dan zaak om na te gaan of je processen zo kunt structureren dat er zonder dubbelslagen gegarandeerd een goed product uit komt.
De methode om dit tot stand te brengen is Lean Management.
Procesanalyse
Hoewel processen in een kantooromgeving ontegenzeggelijk verbonden zijn met de IT-infrastructuur zijn er meestal geen zware ingrepen nodig in de IT om de processen overtuigend te optimaliseren.
Processen in de dienstverlening worden vaak gekenmerkt door de losse manier waarop ze zijn gestructureerd. Dat geeft dus per definitie veel ruimte om te herschikken en te structureren zonder vast te lopen in discussies over investeringen in IT.
Radius analyseert processen, genereert quick wins (uitvoerbaar binnen enkele weken) en ontwikkelt actieplannen (korte termijn: tot 6 maanden en lange termijn: vanaf 6 maanden). Bij alle optimalisaties zijn niet alleen de reductie van kosten maar ook verhoging van kwaliteit en het serviceniveau voor de klant het uitgangspunt. Uit de praktijk blijkt dat een toegenomen procesdiscipline, die wellicht in eerste instantie was bedoeld om kosten te reduceren, ook leidt tot een verhoging van de kwaliteit en het serviceniveau.
De consultants van Radius kennen uw processen en zijn in staat om in enkele weken de optimalisaties die u zoekt boven tafel te halen. Daarna helpen we u in een implementatietraject om de verbeteringen in de praktijk succesvol tot stand te brengen.
Zie ook onze top-10 van meest voorkomende verspillingen bij dienstverleners.
Teamcoaching
Aan een interventie waarbij een consultant alleen komt aanwijzen waar de problemen zitten heeft u weinig. Misschien dat er op korte termijn wel knelpunten mee worden verholpen maar de competentie om procesknelpunten te herkennen en oplossen heeft u daarmee niet in huis. Implementatie van Lean Management wordt op het niveau van de uitvoerende teams in uw organisatie gerealiseerd. Het zijn de medewerkers die de knelpunten moeten leren herkennen en de verantwoordelijkheid moeten leren nemen voor hun eigen performance en die van hun team.
De teamcoachingsmethode van Radius is door onze psychologen uitgewerkt. Het is een methode volgens het principe van “coach the coach”. Wij leren uw teamleiders binnen een aantal weken een pragmatische en adequate performancecoaching te doen. Ze brengen hun team zowel op groepsniveau als op individueel niveau zelf verantwoordelijkheidsgevoel en initiatief bij met meetbaar resultaat. Onze methode bestaat niet uit opleidings- en trainingssessies maar uit begeleiding in de praktijk waardoor we kunnen toezeggen dat kwaliteit, servicegraad en productiviteit er substantieel mee worden verbeterd.
Uiteraard beschikken we over een professioneel instrumentarium om de performancecoaching blijvend in uw organisatie te verankeren. Bij een deel van onze klanten gingen we verder. Daar implementeerden we ook individuele performancecoaching van uitvoerende medewerkers (ook volgens het principe van coach the coach). Een aanpak die, mits op een deskundige manier begeleid, de performance van teams nog flink verder verhoogt.
Visual management
Het visueel maken van de teamperformance is een belangrijk principe van Lean. Het is een voorwaarde om op de werkvloer de verbeterdynamiek tot stand te brengen die u wenst. Door middel van een Team Performance & Actiebord, dat we voor iedere klant op maat ontwikkelen, wordt de teamperformancecoaching gestructureerd. Op het bord ziet ieder team hoe zij de vorige week hebben gepresteerd (service, kwaliteit en productiviteit).
Aan de performance worden onmiddellijk acties gekoppeld die op het bord worden genoteerd. Hoe kunnen we zaken die goed gingen continueren? Hoe kunnen we de knelpunten van vorige week deze week verhelpen? Welke structurele verbeteringen zien we nog? De TP&A-borden zijn het epicentrum van de transparante, motiverende, actiegerichte cultuur van alle betrokken teams.
Van consultants wordt makkelijk gezegd dat ze heel goed kunnen uitleggen maar de uitvoering overlaten aan de klant. Dat kan van radius helemaal niet gezegd worden. 